Az adóellenőrzés szó hallatán a legtöbb vállalkozó megretten, de jó hír, hogy ha tisztában vagy a folyamattal és felkészült vagy, sokkal kevésbé lesz stresszes a dolog. Ez a cikk végigvezet azon, hogyan zajlik egy NAV- ellenőrzés 2025-ben Magyarországon, milyen lépésekkel számolj, és mit tehetsz azért, hogy a folyamat a lehető legzökkenőmentesebb legyen.
A cikk megírásában a FreelancerBlog stratégiai partnere, a Proactive Business Zrt. volt a segítségünkre.
Mi az adóellenőrzés, és mi a célja?
Érdemes tisztázni, hogy az adóellenőrzés és a NAV ellenőrzés nem egy és ugyanaz. Míg az adóellenőrzés ma már nem helyszíni, addig a NAV-ellenőrzés (amikor elsősorban a szabályos működés feltételeit vizsgálják), lehet helyszíni.
Az adóellenőrzés során a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) átvizsgálja a vállalkozásod adóbevallásait és kapcsolódó dokumentumait, hogy meggyőződjön arról, minden a szabályok szerint történt-e. Nem a „büntetés” a cél, hanem a törvényes adózás biztosítása.
Az ellenőrzés segíthet feltárni esetleges hibákat, hiányosságokat, így fontos, hogy nyitott és együttműködő legyél.
Hogyan zajlik a NAV-ellenőrzés?
Az első lépés az írásbeli értesítés, amelyben a NAV tájékoztat az ellenőrzés megkezdéséről. Ebben szerepel az ellenőrzés időpontja, helyszíne, típusa és a vizsgált időszak. Valamint ebből derül ki, hogy milyen irányú az ellenőrzés (pl. adónem – áfa, szja, vagy helyszíni ellenőrzésnél a szabályos működés feltételei.
Az értesítés után érdemes átnézni és rendszerezni a vállalkozásodhoz kapcsolódó dokumentumokat; a könyvelési anyagokat, számlákat, szerződéseket, banki kivonatokat, szerződéses levelezéseket.
Az adóellenőrzés lehet helyszíni vagy iratellenőrzés. Mindkettő célja ugyanaz: meggyőződni arról, hogy a bevallások, a könyvelési anyagok és a működés megfelel-e a jogszabályi előírásoknak.
Így zajlik a helyszíni ellenőrzés
Helyszíni ellenőrzés esetén az adóhatóság munkatársa megjelenik a vállalkozásod székhelyén vagy egy előre egyeztetett helyszínen, ahol hozzáfér az üzleti dokumentumokhoz. Ez az ellenőrzési forma személyesebb, mert az ellenőr élőben vizsgálhatja meg a könyvelést, számlákat, szerződéseket, és akár a munkatársakkal is beszélgethet. A helyszíni ellenőrzés általában mélyrehatóbb, részletesebb, és akár több napig is eltarthat, attól függően, milyen komplex a vizsgált időszak.
Fontos, hogy ilyenkor biztosítsd az ellenőr számára a szükséges dokumentumokhoz való hozzáférést, legyen szó papíralapú iratokról vagy elektronikus adatokról. Ha vannak kérdései, törekedj arra, hogy nyugodtan és pontosan válaszolj, segítve a gördülékeny munkát. Ha bármilyen kérdésed vagy kétséged van, nyugodtan kérdezz vagy kérj segítséget a szakembertől. A tiszta, őszinte kommunikáció segít elkerülni a félreértéseket és a felesleges konfliktusokat.
Erre készülj fel, ha iratellenőrzésre jelentkezik be hozzád a NAV
Az iratellenőrzés során az adóhatóság nem jön ki személyesen, hanem megkéri, hogy elektronikus vagy papíralapú formában küldd el a szükséges dokumentumokat. Ez a forma általában gyorsabb, de nem kevésbé megterhelő, mivel általában 3, maximum 5 nap az iratbeadás határideje, ami sok anyagnál, ha nincs digitalizálva sokszor nem könnyű feladat.
Az iratellenőrzéskor is előfordulhat, hogy az ellenőr kérdéseket tesz fel kiegészítésként, tisztázandó részleteket, ilyenkor e-maileken vagy telefonon keresztül kommunikálhattok.
Az ellenőrzés végén jegyzőkönyv készül, amely tartalmazza a tapasztalatokat, az esetleges hiányosságokat vagy megállapításokat.
Ha minden rendben, az ellenőrzés lezárul, nincs további teendő. Ha eltérések vannak, felhívás érkezik a javításra, illetve ha nem sikerült a javítás, pótlólagos adófizetés vagy bírság várható.
Mi a teendő, ha nem értesz egyet az ellenőrzés eredményével?
Amennyiben vitatod az ellenőrzés megállapításait, jogod van:
- kérni az ellenőrzési jegyzőkönyv részletes indoklását,
- szakértői véleményt vagy jogi tanácsadást kérni,
- fellebbezni vagy kifogást benyújtani a jogszabályokban meghatározott határidőn belül.
Mire figyelj az adóellenőrzésre való felkészülésnél?
Az adóellenőrzés gördülékeny lebonyolításának alapja a tudatos és alapos felkészülés. Az alábbi tippek segítenek, hogy magabiztosan és stresszmentesen állj a folyamat elébe.
1. Legyen pontos, naprakész a könyvelésed
Az egyik legfontosabb dolog, hogy a vállalkozásod könyvelése mindig rendben legyen. Ez azt jelenti, hogy minden számlát, nyugtát, szerződést meg kell őrizned, és ezeknek a könyvelési anyagban pontosan, időben meg kell jelennie.
Miért fontos ez? Mert ha hiányos vagy pontatlan a dokumentáció, az ellenőr könnyen találhat olyan hiányosságokat, amikre pótlólagos adót vagy bírságot szabhat ki. Ezzel szemben a rendezett könyvelés nem csak az adóhatóság számára jelzi, hogy profi vagy, hanem neked is átláthatóbbá teszi a vállalkozásod működését.
2. Rendszerezd a dokumentumokat
Az ellenőrzéskor kulcsfontosságú, hogy a szükséges iratok gyorsan és egyszerűen előkerüljenek. Érdemes kategóriák szerint rendszerezni az anyagokat – például: számlák, bankszámlakivonatok, szerződések, munkavállalói dokumentumok, adóbevallások.
Az is hasznos, ha digitálisan is archiválod ezeket, így akár egy helyről, pár kattintással elő tudod húzni a kért dokumentumokat. Ez az átláthatóság és gyorsaság az ellenőr szemében plusz pontot jelent.
3. Tarts szoros kapcsolatot a könyvelőddel vagy adótanácsadóddal
Nem kell mindent egyedül megoldanod! Egy tapasztalt könyvelő vagy adótanácsadó felkészíthet az ellenőrzésre, segíthet rendszerezni az anyagokat, és értelmezni az esetleges kérdéseket. Sőt, könyvelői meghatalmazás esetén maga a könyvelő kapja a tárhelyre az anyagokat, és te, mint ügyfél “csak” segítesz neki.
A gyakorlott könyvelők ismerik a hatályos jogszabályokat, így segíthetnek abban, hogy a válaszaid jogilag is megalapozottak legyenek. Emellett a szakember jelenléte nagy segítség lehet az esetleges félreértések tisztázásában.
Egy NAV-ellenőrzés sosem kellemes, de megfelelő felkészüléssel elkerülheted a kellemetlen meglepetéseket. Rendezd időben a dokumentumaidat, dolgozz megbízható könyvelővel, és kérj segítséget, ha elbizonytalanodsz.
Olyan könyvelőt keresel, aki feketeöves a NAV ellenőrzések terén és azonnali segítséget nyújt, ha hozzád is bekopogtat a NAV ? Jelentkezz konzultációra a FreelancerBlog stratégiai partnerénél és kérj személyre szabott tanácsokat vagy csatlakozz a több száz szabadúszóhoz, akik már a Proactive Business Zrt. széleskörű szolgáltatási palettájával úsznak szabadon az egyre viharosabb vizeken!
