Kaptál már valaha olyan árajánlatot, ami minden szempontból egyértelmű, átlátható és korrekt volt? Ha igen, remélem elmentetted magadnak és azóta is mintaként használod! Ha viszont még nem futottál bele a tökéletes verzióba, akkor rossz hírem van: neked kell elkészítened. Ehhez nyújtok segítséget ebben a cikkben. Két világ tapasztalatait gyúrtam most egybe: 8+ év nagyvállalati, azaz ügyfél oldali élményt és 5+ év szabadúszók körében szerzett ismeretet, amelyből több mint 2 évet az Upwork online munka közvetítő oldal magyarországi trénereként sikerült begyűjtenem. Számtalan ajánlattal találkoztam az évek során, vagy én kaptam őket vagy én segítettem megírni. Minden alkalommal szorgalmasan jegyzeteltem a jó ötleteket, hogy később felajánlhassam jótékony célra.

Az árajánlatnak egy fontos feladata van: győzze meg az ügyfelet arról, hogy a munkára te vagy a legjobb, ráadásul egy nagyon jó ajánlat keretében dolgozhat veled. Mi sem egyszerűbb ennél! Lássuk, mit kell tudnia egy jó árajánlatnak. 

Letölthető árajánlat minta ide kattintva. A minta webfejlesztés projektre vontakozik, a benne szereplő árak, óraszámok nem irányadóak, csak a sablon teljessége miatt kerültek megjelenítésre.

1. A jó árajánlat elegánsan van tálalva.

Óvakodjunk az email szövegbe írt vagy másolt ajánlattól. Használjuk inkább az emailt a referenciáink megadására, az ajánlat csatolmányként vagy külön linkként szerepeljen, például mutathat egy felhőbe mentett doksira (csak ellenőrizd, hogy a címzettnek legyen olvasási jogosultsága). De lehet az ajánlat formátuma word, excel, power point, pdf is.
Az is a nagy előnye a külön dokumentumként elkészített ajánlatnak, hogy egyszerűbben visszakereshető, nem kell a levelezésben kutakodni és persze sokkal profibb, átláthatóbb.

2. Adjunk csomagajánlatot, így az adott területen kevés tapasztalattal rendelkező ügyfél egyszerűbben átlátja, hogy miről szól a projekt, milyen tevékenységekből épül fel.

Ha a kínált szolgáltatás esetén megoldható, akkor mindenképp csomagajánlatban gondolkodj: azaz a tevékenységedet amennyire lehet és érdemes szedd szét külön elemekké. Hogy mit is jelent ez a gyakorlatban?

  • Weboldal készítés esetén a csomag különálló eleme lehet a SEO, a képkeresés és a szövegírás is, ezeket akár tételesen is beárazhatod, de az is rendben van, ha a végén egy csomagár szerepel csupán.
  • Tanácsadói területen egy pénzügyi terv elkészítése mellé a csomagba tehetsz 2 óra személyes konzultációt is. 
  • Marketingesként social media projekteknél érdemes külön jelölni a stratégiaalkotással, szövegírással, képkereséssel és az oldal kezelésével (posztolás, kommentek ellenőzése, follow up) töltött időt.

3. Adjunk minimum 2 alternatívát, döntsön az ügyfél, hogy egyszerűbb dolgot kér olcsóbban, vagy az extrákért hajlandó többet fizetni.

Több lehetőség felvázolása egyrészt lehetőséget ad az ügyfelednek, hogy maga döntse el, megér-e neki plusz költést egy-egy bizonyos szolgáltatás. Másrészt így elegánsan tudod tisztázni már az elején, hogy mi az, ami benne van a megadott árban és mi az, ami nem. 

  • Social média kezelésnél például érdemes lehet szépen egymás mellé tenni, hogy mennyibe kerül a FB oldal kezelése heti 2 poszttal, mennyi, ha napi posztolás van és mennyi lenne, ha egy Instagram oldalt is hozzáadsz. 
  • Tanácsadóként az egyik csomag szólhat a stratégia kialakításáról és 3 havi utókövetésről egy személyes konzultációval, a másik csomag pedig tartalmazhat 6 havi utókövetést 2 személyes találkozóval. 

4. Adjunk moduláris / tételes ajánlatot, azaz az ügyfél kijelölheti egy listában, hogy melyik szolgáltatást kéri, melyiket nem.

Azaz a csomagajánlatban az egyes elemeket külön-külön árazzuk be. Ezt főként olyan munkáknál célszerű bevetni, ami összetettebb, több teret enged az egyedi igények megvalósítására. Mint például a webfejlesztés, ami tartalmazhat SEO és szövegírási munkát is, vagy grafikai munka esetén egy online kiadványhoz elkészíthetünk interaktív tartalmakat, vagy pénzügyi tanácsadás esetén kiegészíthetjük az ajánlatot egy speciális elemzéssel. Számtalan lehetőségünk van arra, hogy feltöltsünk egy ajánlatot extra szolgáltatásokkal, és ebben a formában ez nem is lesz tolakodó.

5. Írjuk le egyértelműen, hogy mi NEM tartozik bele az ajánlott árba.

Ha a tételes ajánlat egyes elemei nem fedik le a projekt kapcsán felmerülő összes lehetséges munkát, akkor érdemes külön kiemelni az ajánlatban, hogy mi az, amit az NEM tartalmaz. Így egyértelmű már az elején és nem kell fölösleges köröket róni a projekt közben vagy a fizetéskor. Ilyen lehet például egy weboldal elkészítése kapcsán a jogtiszta képek esetleges díja vagy a tárhely szolgáltatás. Lehet, hogy vannak már kifizetett képeid, amelyeket használni tudsz, de nagy valószínűséggel nem mindegyik fog megfelelni az ügyfélnek, a kiscicás képen a fehér macskát esetleg cirmosra szeretné majd cserélni.

6. Óradíj vs. projekt alapú díjazás.

Ha az elvégzendő munka több elemből épül fel, és meg tudsz határozni az egyes részfeladatokhoz kb. óraszámot, akkor érdemes lehet úgy felépíteni az ajánlatot, hogy minden feladathoz külön óradíjat és tervezett óraszámot állapítasz meg. Ez az ár eltérő lehet a részfeladatok esetén, például egy weboldal elkészítésekor olcsóbb óradíjjal kalkulálhatsz a képkeresésre, de drágábbal a fejlesztésre. Az óradíjas árajánlat akkor lehet igazán hasznos, ha a szakterülethez kevésbé értő ügyféllel van dolgod, így jó áttekintést adsz arról is, hogy milyen feladatok merülnek fel a munka kapcsán és az elvégzésükhöz kb. mennyi időre van szükség.

Akkor is nagy hasznát veheted az óradíjas ajánlatnak, ha a tervezettnél jóval több munka van egy adott részfeladattal, mert például sok extra kérés érkezik az ügyféltől. Így hivatkozhatsz az ajánlatra, és arra, hogy te X órát terveztél, amit el is végeztél, de mivel már most a terv duplájánál tartotok, szeretnéd jelezni, hogy innentől extra órákat fogsz felszámolni. Persze mindezt kedvesen, elegánsan.

7. Look & feel, avagy egy kis tunning nem árthat.

Apróságnak tűnhet, de az ügyfél kegyeiért folytatott harcban nagy szerepe lehet annak, ha az árajánlat kap egy kis dizájnt. Ha van egy kis szépérzékünk, nem kell erre külön embert felbérelni, elég csak a Google-t segítségül hívni (próbáld ki a „proposal design” kulcsszavakat) és egyszer rászánni pár órát, hogy egy pofás ajánlat sablont dobj össze. Egy-két szín sem árthat, ezzel is azt sugallva, hogy profi vagy, ügyelsz a részletekre.

8. Bruttó vagy nettó?

El sem hinnétek, hányan mulasztják el még ma is ezt az apró, de fontos részletet az ajánlatban közölni. Egy sor az egész. A hiánya sok-sok fejfájáshoz és konfliktushoz vezethet a fizetéskor.

9. Meddig érvényes az ajánlat?

Sokszor előfordul, hogy egy kiküldött ajánlatra hetekig, akár hónapokig semmilyen reakció sem érkezik, aztán egyszer csak előkerül az ügyfél és sürgőssé válik a munka. A legtöbb esetben év közben azonos árakkal dolgozunk, de lehetnek olyan elemei az ajánlatnak, amik időközben változtak (pl. weboldal készítés esetén a tárhely szolgáltató árat emel).

10. Mikor kell fizetni?

Az elején, a végén, vagy előleget kérünk? Érdemes ezt is hamar tisztázni, egyszerűbb, ha az árajánlat részeként, de persze az email szövegében is utalhatunk rá.

+1 Kreatív szakemberek figyelmébe: hány módosítási kört tartalmaz az ajánlat?

A grafikusok, webdesignerek biztosan számtalan sztorit tudnának mesélni arról, hogyan húzódhat el a kéthetesre tervezett munka hónapokig. Egy kis módosítási kérés itt, egy-egy kép csere ott, persze ezt sok-sok külön emailben, telefonon, személyesen megosztva. Éppen ezért érdemes beleírni az ajánlatba, hogy hány módosítási kört tartalmaz, és ha már javában folyik a munka, emlékeztessük is az ügyfelet arra, hogy már bizony a 2. körnél járunk, így most szóljon, ha van még valami amin változtatni szeretne.

Bár a jó árajánlat még nem garancia arra, hogy miket választ az ügyfél, vagy zökkenőmentes lesz az együttműködés, de kiváló hivatkozási alap a kényes kérdések tisztázására. Persze attól, hogy az ajánlatban benne volt, hogy a coaching óradíjunk nettó ár, még nem jelenti azt, hogy az ügyfelünk nem fog reklamálni a fizetendő végösszeg miatt. Gondoljunk csak bele, magánszemélyként esetleg fel sem merült benne, hogy nettó ajánlatot kap, így végeredményben neki van igaza. De a jó ajánlás és hosszan tartó partnerkapcsolat érdekében mit nekünk egy kis ÁFA engedmény.

MEGOSZTÁS
Marketing és kommunikációs szakember. 5+ éve aktívan támogatja a hazai freelancer közösség- és kapcsolatépítést, tudásmegosztást. Az Upwork egykori trénere, a Freelancers in Hungary meetup és a Freelancer Festival alapítója, a Freedom X Fest társalapítója és projekt managere, a FreelancerBlog tulajdonosa és szerzője.