Madarász Juli segít, ha behavaz a munka 

Juli virtuális asszisztensként (VA), más néven online vállalkozás támogatóként segít más vállalkozóknak. Leginkább marketinghez kapcsolódó és online adminisztratív feladatai vannak, de folyamatosan képzi magát, így egyre több területet fed le különféle szolgáltatásokkal. A vele készített interjúban nemcsak Juli történetét ismerheted meg, hanem a hatékonysági és tanulás-fejlődési tipp arzenáljába is bepillantást nyerhetsz!

Mit érdemes tudni rólad? Honnan jöttél és hová tartasz?

Kecskeméten élek és dolgozom, viszont ügyfeleim más városokból is vannak. A munkámat teljes egészében számítógépen végzem, a megbeszéléseket is többnyire online tartjuk. Van olyan partnerem is, akivel még sosem találkoztam – a köznyelvben ettől “virtuális” egy asszisztens.

A marketing a fő területem, ebbe viszont nagyon sok dolog beletartozik. Egy tartalom elkészítésétől kezdve (szövegírás, poszt készítés), annak feltöltésén át (ez lehet például egy Youtube-videó, egy podcast, egy weboldalra szánt blogcikk, vagy egy kiküldésre váró hírlevél), a stratégiai tervezésen és automatizmusok beállításán át egészen a hirdetések kezeléséig.

Úgy érzem még mindig az utam elején járok. Sok ötletem van, hogy mivel foglalkozhatnék még a jelenlegi tevékenységeimen felül.

Hogyan indult a szabadúszó virtuális asszisztensi karriered, hogyan szerezted az első ügyfeleket?

2021-ben főállás mellett lettem egyéni vállalkozó. A legelején a Virtuális Asszisztensek Magyarországon (VAME) csoportjában mutatkoztam be. Megosztottam a VA-vá válásom hírét az ismerőseim körében is, az első ügyfelek nekik köszönhetően és ajánlások útján jöttek. 

Aztán ahogy felbátorodtam, egy-egy vállalkozóknak szóló csoportban is kommenteltem, illetve üzleti reggeliken, szakmai rendezvényeken is megjelentem, innen is voltak érdeklődőim. És volt megkeresésem korábbi munkakapcsolatból is.

Mire számíthat az, aki veled szeretne dolgozni?

Általában akik velem dolgoznak kedvelik, hogy proaktív vagyok, hogy sokféle szoftverhez értek, ezenkívül komolyan veszem a határidőket és először magamtól próbálom meg megoldani a feladatokat (Google a barátom). Viszont ha elakadok, akkor szégyenkezés nélkül kérek segítséget. 

Amire többször kaptam pozitív visszajelzést, hogy a sokak számára nyűgös adminisztratív munkákat szisztematikusan, mások számára is átláthatóan és logikusan tudom megcsinálni. Gondolok itt például egy összetett táblázat elkészítésére, vagy kulcsszókutatás során az adatok kigyűjtésére.

Erősségem még a szövegírás, korábban újságíróként is dolgoztam, de marketingszövegek is kerülnek ki a kezeim közül. 

És te kikkel szeretsz a leginkább dolgozni? Felfedeztél valamilyen “mintát” a kedvenc ügyfeleidnél az elmúlt évek során?

Legjobban azokkal szeretek dolgozni, akiknek konkrét elképzelésük van arról, hogy milyen feladatokat szeretnének kiszervezni. Egy brief, a legfontosabb információk, vagy egy összetett feladat csekklista-szerű folyamatleírása nagyon jó fogódzót jelent. 

Marketing managerként a saját bőrömön is megtapasztaltam, hogy bizony a deleglásnak is megvan a nehézsége. Ahhoz, hogy pontosan olyan eredményt kapjon az ember, amilyet szeretne, tisztázni kell a részleteket és át kell adni minden információt. Fel kell tudni mérni, hogy a másik mit tud már, és mi az, amit még nem. 

Bár egyre több VA van itthon is, azért még mindig nincs benne a köztudatban, hogy mit is csinál egy virtuális asszisztens. Vannak, akik azt hiszik, hogy egy home officeban dolgozó titkárnőre kell gondolni, pedig nagyon sok minden tartozik ide. Például többször kerestek már telefonos ügyfélszolgálati munkával is. Persze van olyan VA, aki foglalkozik ilyesmivel, de én például nem vállalok ilyet.

Milyen hatékonysági praktikákat alkalmazol?

Az egyik dolog, ami nekem nagyon bevált az a zero inbox. Persze egy kicsit a saját szám ízére alakítottam a módszert, viszont a lényeg továbbra is az, hogy egy (közel) üres postaláda fogadjon. Megnyugvás számomra, hogy a bejövő üzenetek mappában nem lapul több száz vagy több ezer e-mail. (Azt vettem észre, hogy ez másoknál egyáltalán nem ritka). 

Nálam az elintézett e-mailek visszakövethetően be vannak mappázva (vagy ha felesleges megőrizni, akkor törlöm őket). Csak a levél van a beérkező mappában, amivel még foglalkoznom kell. A magán e-mail fiókomban persze van egy későbbi feldolgozásra váró mappa is. Általában ide kerülnek azok a hírlevelek, amik értéket adnak, de épp nincs időm elolvasni őket. Illetve ajánlatok, amik érdekelnek, vagy amik marketing szempontból klasszul kivitelezettek. Ezeket a mentett leveleket sokszor tömbösítve olvasom például várakozás vagy futógépezés közben.

Triviálisnak tűnik, sokan mégsem csinálják: érdemes felvezetni naptárba a programokat és határidőket, és (ha szükséges) emlékeztetőt is állítani hozzá. Ezt jól kiegészíti a projektmenedzsment szoftverek használata. Ez utóbbit a munkám során nagyon praktikusnak találom, de valamiért a magánjellegű feladataimhoz még nem sikerült szokásként megszilárdítani a használatát.

Szeretek például elmélyedni egy-egy feladatban, amihez nekem segít, ha a háttérben szól a zene (például egy zajszűrős fejhallgatóból). Ha pedig szétszórtabb vagyok, akkor fehér zajt is szoktam hallgatni. Nekem tényleg segít koncentrálni. De például a sokak által kedvelt Pomodoro technikát nem szerettem meg.

Hogyan tartod frissen a tudásodat?

A marketing folyamatosan fejlődő szakma, ami tényleg rengeteg területet felölel. Az új platformok, szoftverek, algoritmus frissítések mindennaposak. Ahhoz, hogy az ember lépést tartson a legújabb trendekkel, folyamatosan a szakma ütőerén kell tartania a kezét. Így követek hazai és külföldi szakembereket, ha tehetem részt veszek szakmai rendezvényeken és képzéseken. Sokat olvasok és persze hangoskönyveket és podcasteket hallgatok. Most marketing szempontból is nagyon forró téma, hogy milyen folyamatokban lehet bevonni a mesterséges intelligencia alapú szoftvereket, illetve küszöbön a Universal Analytics kivezetése.

Kinek a tartalmaiból inspirálódsz leginkább? Akár szakmailag, akár emberileg?

Szeretem például Tim Ferriss podcastjét, ahol sokféle téma szakértői bemutatkoznak. A podcaster magyarul is megjelent Titánok eszköztára című könyve pedig rengeteg elgondolkoztató ötletet villantott fel előttem. (Vicces, hogy a 4 órás munkahét című bestsellere egyik tanulsága meg pont az, hogy ha vállalkozó vagy, akkor szervezd ki virtuális asszisztensnek a delegálható munkádat… aki már olvasta itt tud keresni).

Követem még Brian Dean anyagait, olvasom Neville Medhora hírlevelét, időnként megnézek egy-egy Noah Kagan, Pat Flynn, Gary Vee vagy Brendon Burchard videót (ők mondjuk olyan mennyiségű tartalmat gyártanak, hogy az lekövethetetlen, ha az ember lánya dolgozik, és élete is van mellette).

Egyébként magyar marketingeseket is követek: Vicsai Gábor, Domán Zsolt, Gál Kristóf, Papp Gábor vagy Dallos Zoltán anyagait mindig örömmel fogyasztom. Azt pedig kifejezetten imádom, amikor egy szakmai cikket humorbonbonba csomagolnak, így mindenképp meg kell még említenem Pusztai Ádám és Vavrek Balázs hírlevelét is.

Utolsóként pedig még kiemelném Görög Ádám TACIT kurzusait (pro és mester). Ezek nagyon inspirálóan hatottak rám. Voltak benne persze olyan gondolatok, amik ismerősek voltak, de nagyon komplex, logikusan felépített és jól követhető anyagokról van szó, amikbe kis tucat önfejlesztő könyv tanulságai és Ádám saját tapasztalatai is belekerültek.

Mit csinálnál másképp, ha ma kezdenél szabadúszóként dolgozni?

Jobban hallgatnék a megérzéseimre. Van olyan, hogy  nincs meg a “kémia” a potenciális ügyféllel. Egyszerűen érzi az ember, hogy ez nem fog menni. 

Ilyenkor senki sem hibás, egyszerűen csak mással jobban tud az ügyfél együttműködni. Volt, hogy annak ellenére, hogy ellenérzésem volt, több megbeszélést rááldoztam ilyen lehetséges partnerrel való egyeztetésekre. Ezen biztos, hogy változtatnék. 

LinkedInen olvastam nemrég Haláchy Nóra bejegyzését, aki egy etikai kódexbe kezdte összeszedni a hasonló észrevételeit. Egy pár év elteltével, ha újra megkérdezel, talán én is egy teljes gyűjteménnyel fogok előállni.