A korona hatását felmérni sem tudjuk, de ahhoz biztos nem kell nagy ész, hogy belássuk: a rendezvénypiacot nyilvánvalóan súlyosan érinti a helyzet. A “kreativitás kényszere” viszont egészen új ötleteket termelt ki, sajátos hibrid megoldásokat sok helyszínnel, ötletes online funkciókkal. Három olyan profi rendezvényszervezőt hívtunk el, akik nem tűnnek kétségbeesettnek sőt… talán még jobb is lehet ezután a helyzet, mint valaha volt?!

Beszámoló a Freelancerblog Tuesday Talks elnevezésű havi meetup sorozatának 2020 júliusi állomásáról, melynek helyszínét a Szikra Coworking biztosította.

Szeretnéd inkább megnézni a teljes beszélgetést? Tagjaink számára az ÖSSZES meetup bármikor visszanézhető! Kattints ide a részletekért!

Freelancer Fesztivál  “lesz- lenne-lett volna…” (karjait széttárva vigyorgó emoji) 2020-ban, és jól tudjuk, a valós találkozások minden üzleti és egyéb szcénában a teljes bizonytalanság állapotában lézengenek most. Az elmúlt fél évben mi is átraktunk mindent az online térbe, de van még mit tanulni. A helyzet lazább, mint márciusban, de a rendezvénypiac felett még sokáig ott fog lebegni az újabb hullámok és akár újabb hasonló járványok réme. Talán örökre már. 

Ezért a júliusi meetupra azokat hívtuk el akik valami különlegeset tudtak alkotni a rendezvények világában, ebben az extrém időszakban. Reménykedtünk néhány tartalmas tanulságban és inspiráló iránymutatásban, és a panelbeszélgetés végére szépen be is állt az iránytű: a látogatói élmény irányába. Ahová talán mindig is mutatnia kellett volna…?

A tisztes táv megtartása végett a kanapé helyett most bárszékekre penderültek vendégeink, elsőként Tóth Gergely, a HR fest, Magyarország legnagyobb HR-es eseménysorozatának és online csatornájának alapítója.

“A következő időkben az lesz jellemző, hogy  mindenre fel kell készülni, beleértve a tervezett esemény bármikori elkaszálását.” – kezdte el, de a jövőről csak a meetup végén szabad beszélni ugyebár, úgyhogy inkább a színpadra hívtuk Szlafkai Évit, nehogy Gergely bővebben kifejthesse ezt a részt. Évi manapság elsőkönyves szerző is, de egyébként sok mindenről lehet ismert, például a podcastjéről, amihez nemrég szervezett egy közönségtalálkozó jellegű mini konferenciát, ez adta az aktualitást a meghívásához számunkra. 

Berze Marci, az arcátlanul bevállalós Onlife Academy szervezője  a karantén óta első élő tréningjéről érkezett a meetupra. 

Mi tagadás, az élő viszontlátás eufóriája valósággal vibrált a Szikra főtermében. Jó volt újra találkozni regisztráltaknak, vendégeknek, szervezőknek és FreelancerBlog Membership tagoknak, egyaránt.

Hogy futottatok neki ennek az évnek, még mit sem sejtve arról, hogy mit tartogat?

Gergely: “A HR fest októberben szokott lenni, 1600 embert mozgat meg. Idén valami újat akartunk, vidéki helyszíneket, illetve a Lupa Beachen igazi fesztiválhangulatot teremteni. Nyolc eseményt terveztünk 2020-ra, ebből kettő jött létre. Debrecenben a látogatók között egyetlen ember volt maszkban, akit jól megnézett mindenki: két nappal ezután pedig lezáródott az ország.“

Marci:” Nem mi mentünk ki a fényre, a világ ment a föld alá. Március 11-én már látszott, hogy “valami lesz”. Az online módszer nem adja meg az élményt, ezért az volt a célunk, hogy egy olyan online élményt építsünk ki, ami “a kézfogáson kívül mindent visszaad”. Mindezt pénz és tapasztalat nélkül, egy ingatag világgazdasági helyzetben, és legyen rögtön kéthetes a rendezvény. A pre-launch marketingben 3500 lead jött be, ebből 700 konvertált, ezzel összeállt a büdzsé 70 százaléka. A közepén volt egy mély harang, de a végét sikerült megnyomni.”

Évi: “Májusra terveztük az Útravaló Konferenciát. Az alap koncepció az volt, hogy a podcast-ünk hallgatóit hívjuk meg egy offline eseményre, olyan szakértőkkel együtt, akiket a hallgatók már ismertek, és akiktől workshopokon elsajátíthatnak valamit a tudásból, amit már a műsorban volt alkalmuk megismerni. Az eseményt streameltük Csorba Anitáék inspirációs élménystúdiójának felszerelésével. Jók a visszajelzések, de kelleni fog szponzor hozzá, ha legközelebb hibrid formában megtartjuk.”

Évi azt is észrevételezte, hogy a piacot felrázó helyzetben trend lett a kooperáció, sok olyan szereplő nyit egymás felé és egyesíti kapacitásait, akik korábban nem erről voltak híresek.

Gergely: “Folyamatos online konferenciaként működtünk, napi 2 videóval. Ez a HR Fest online, most is működik. Ez a mennyiség kiégette a csapatot. Erre a jövőben oda kell figyelni, ez a hátulütője annak, hogy egyébként a kreatív megoldások állandó kényszere nagyon jól összekovácsolja az embereket. Nálunk nincsenek csúcsidőszakok és holtidő, folyamatosan dolgozunk, mindenki freelancer.

A HR Fest online indulása után nem sokkal a szomszéd bácsi macskája is videó csatornát kezdett indítani, elviselhetetlen lett a médiazaj.

Nem tudom ti hogy vagytok vele, én egy kicsit unom is meg élvezem is, hogy háromhetente minden tervezést újra kell kezdeni.

Az elején 200 ezres megtekintést is elértünk, ez lesüllyedt 60-80 ezerre, de ezt úgy, hogy olyan embereket tudunk megszólalóként elérni, aki korábban teljesen elképzelhetetlen lett volna, mint például a NASA alelnöke.”

A HR Fest őszre már leszerződtette egy atom-tengeralattjáró kapitányát, aki a legénység különböző egységeit egy sajátos, félautonóm struktúrára állította át a szokásos lineáris katonai parancslánc helyett  – ezek az elfogadott meghívások mind annak köszönhetők, hogy helyfüggetlenül és online sokkal könnyebben elvállalják a szereplést a nevesebb meghívottak is, mint egy élő fellépést. 

Marciék a totális élmény miatt kapcsolatépítési lehetőségeket, random networkinget, virtuális kiállítói teret és hasonló funkciókat álmodtak bele a koncepcióba. A Hadik, a Szatyor, a Brody House, egy londoni helyszín, egy bázakerettyei erdőszél, a szegedi egyetem könyvtára: ezeken a helyeken forgatták le előre az előadásokat. Erre azért volt szükség, hogy ne a streamre egyen utalva a látogató, hanem mindig elérhető legyen az előadás, hogy ne tudjon technikai probléma rontani az élményen. Az előre rögzített előadások aztán lementek a streamen a megadott időpontban, és az előadó az előadás után bejelentkezett online a Q&A részre, amire az előadás közben már küldhették is a kérdéseket a nézők chaten. Marci szerint ez a feature lehetett az egyik kulcsa a rendezvény 9.3/10 pontos látogatói értékelésének, sokak szerint a Q&A többet ért, mint maga az előadás.

“A chates kérdezési lehetőséggel olyanok is szóhoz jutnak, akik egy élő konferencián nem biztos, hogy feltennék kérdéseiket.”

Tervek 2020 további részére

A HR Fest idei nagy dobása a Lupa Sziget szeptember elején, ahol pókerasztalok, koktélok, vízen megközelíthető helyszínek is lennének, ennek a helyzete kétséges, viszont lesz egy esemény októberben: 1 nap élőben, amit teljes egészében rögzítenek, a többi napon pedig online streamek mennek majd.

Évi: “Csak hibridben gondolkodunk. Felmerül a kérdés: eddig miért utaztunk konferenciára? Mi volt az, ami ebben valóban érték volt? Át lehet-e adni ezt online?

A konferenciapiac nagyon lecsúszott szerintem az elmúlt pár évben, és most sok olyan rendezvény ki fog múlni, amiért nem nagy kár.” 

Ezzel szemben jönnek az olyan sztorik, mint az Onlife-ra regisztráló szegedi egyetemisták, akik közös albérletben élve összedobták a kéthetes jegyet és otthonról nézték az eseményt. Ezt hogy lehet összeegyeztetni azzal, ha mondjuk három napra elutaznak Budapestre, valahol megszállnak, valahol esznek és kiesnek az életükből, és nem tudják visszanézni az előadásokat? Nehéz egyáltalán egy szinten értékelni a két szituációt. 

És ezzel bejön az a szempont is, hogy most kiválóan lehet vidéki helyszíneket is képbe hozni: miért ő nézze streamen, ahogy mi itt vagyunk Pesten? Miért ne fordítva? 

Gergely: “Idén még elvileg van egy győri eseményünk, ha meg tudjuk csinálni. Azelőtt egy győri eseménynek az volt az értelme, hogy Győrben van… most, amikor online streamelünk, milyen hozzáadott értéket nyújt az, hogy éppen ott vagyunk? Alapvetően nem adna hozzá sokat, de most már ki tudjuk találni azt, hogyan tud ez az esemény akár sokkal jobban Győrről szólni, mint ahogy eddig azt elképzeltük.”

Marci: “Ez egy kikristályosodás. Mi lényeges, mi lényegtelen? Mi az igazi érték a konferenciában a résztvevő számára?

Valljuk be, elég sok rendezvényen érezhettük például az expo téren átmasírozva, hogy itt nem feltétlenül minden értünk van: ide kellett egy szponzor, oda egy ismerősnek engedtek egy kiállítóteret – nem azt érzed, hogy rólad szól. Hogyan lehetséges, hogy előbb történik meg az, hogy mi döntsünk egy filmsorozat befejezéséről, mint az, hogy befolyásoljuk egy konferencia programját? Mikor fogunk tömegesen kivonulni egy előadásról, ha csak egy sales pitch az egész? Most már eljött az az idő arra, hogy megköveteljük a minőséget.”

De hogy lehet eladni egy online eseményt?

Évi: “Az ingyenes és gyenge rendezvények elkoptatták a piacot: lehet minőségi és silány tartalomhoz jutni ingyenesen. Most, hogy a lazításokkal újra elkezdtek az emberek legalább kisebb eseményeken megfordulni, ez meghozhatja a kedvet az igényes online eseményekhez is, hiszen már nem “kötelező”, már nem kizárólag monitor előtt lehet létezni: ez egy kényelmi opció.”

Szilvi elmondta, hogy több konferenciára is el akart menni idén, és hiába kapott az online eseményre ingyenes jegyet, képtelen volt rábírni magát arra, hogy a gépe előtt kövesse az eseményeket. Hiányzott neki legalább egy szimbolikus fizikai gesztus: “csengessen be egy futár, és nyomja a kezembe a konferenciacsomagot”.  

Gergely: “Ugyanaz történik, mint a freelancerekkel. Régen az volt, hogy kell, hogy legyen egy munkahelyed, egy utad, ma meg már csomóféle utad és munkád lehet, munkahely meg nem kell. Régen mi volt itthon egy konferencia? Az egy olyan dolog, ami reggeltől estig tart, egy balatoni város egyik hoteljében van, este iszunk, másnap reggel senki nem figyel az előadóra.

Marci: “Traumatizáltak vagyunk. Ezért csinálunk új eseményeket, mert ennél már könnyen lehet jobbat.” 

Gergely: “Ez a régi modell nem “rossz”, vannak jó elemei, csak most már válogatni lehet izgalmas funkciók között.”

Mit tanácsolnátok azoknak, akik a közeljövőben konferenciát szerveznének?

Évi: “ Az új keretek között minden szervezőcsapat a legjobbra törekedve, szívét-lelkét beletéve és elsősorban a látogató élményére fókuszálva el tudja érni azt, hogy a rendezvényen ez ‘lejöjjön’ “ .

Marci: “Hibridet. Most már bűn nem kihasználni az online lehetőségeket, amellett persze, hogy mindannyian az eredeti offline rendezvény hangulatát imádjuk. Vírushelyzet ide vagy oda, sosem fogunk már többé teljesen offline rendezvényt tartani, mert annyi felismerést hozott az elmúlt időszak, hogy kifejezetten visszalépés lenne. “

Gergely:” Ha a konferencián van egy sörkóstoló, akkor azoknak, akik online követik az eseményeket, futárral vitetjük ki a sört. Csak kísérletezzetek!”

Ezúttal is három könyvet sorsoltunk ki a résztvevők között:

Szlafkai Éva: Élj kreatívan!
Seth Godin: Na, ez már marketing!
Szabó Péter: Először a fontosat

A következő meetup augusztus 11-én lesz és a hazai post-Covid közösségi médiáról fog szólni. Ha érdekel, fontold meg a Tagságot, hogy ingyen jöhess, és élvezd a többi izgalmas szolgáltatásunkat is!

Képek: Árvai Dóra

MEGOSZTÁS
Freelance copywriter, blogger, ghostwriter, storyteller. A szabadúszást az önellátó kertészkedéssel ötvöző életformát teszteli a Börzsöny egyik völgyében.