A könyvelés a vállalkozás számára egy háttérfeladat, de egy apró hibából is lehet nagy galiba. Összeszedtük a legfontosabb szempontokat, amelyek a tökéletes egyéni vállalkozó könyvelő ismérvei. Ez alapján biztosítani tudod, hogy harmonikus legyen a kapcsolatod a könyvelőddel, és lehetőleg ne érjenek meglepetések…
Az egyéni vállalkozások könyvelése lehetne egy egyszerű és kiszámítható feladatkör is, egy jól felkészült szolgáltatói körrel, akik közül piaci szempontok és az egyéni preferenciáid alapján választhatsz.
A valóság ennél azonban némileg árnyaltabb képet mutat. Számos különböző hatás nehezíti a könyvelők és az egyéni vállalkozók jó együttműködését, amikhez kénytelenek vagyunk alkalmazkodni.
Miért kihívás a jó könyvelés biztosítása?
A cikk készítése közben megkerestük Mórász Mártont, a Proactive Bookkeeping Kft. alapítóját, mert már többször tartott előadást a meetupjainkon, és ilyenkor mindig megosztott velünk néhány érdekes statisztikát. Most megkértük, hogy mondja el a könyvelői piac aktuális jellegzetességeit, így 2022 elején.
Márton szerint az egyik fontos tényező, hogy a könyvelők átlagéletkora Magyarországon 50 év feletti, és mindössze 20 százalékuk 40 év alatti. Ez önmagában nem lenne gond, hiszen a tapasztalat fontos érték, de a további makrokörülmények miatt ez mégis inkább negatív jellemzőnek számít ma. Az elmúlt 10 évben ugyanis fenekestül felfordult a könyvelés világa. Teljesen megváltozott az információáramlás módja és a felhasznált eszközök jellege. A digitalizációs átalakulásokon egy olyan szakmának kell magát átverekednie, ahol a szakértők még néhány évvel ezelőtt is papíralapú módszertant tanultak a képzéseken. Felmerül a veszélye annak, hogy generációs szakadékok nyílnak, komoly egyéni innovációs készségre és tanulási szándékokra van szükség ahhoz, hogy egy idősebb kolléga egyáltalán lépést tartson azokkal a digitális eszközökkel, amiket egy most pályakezdő vállalkozó természetesnek tart és ösztönszerűen használ.
A könyvelői szakmában megfigyelhető egy pályaelhagyási trend, ami korántsem csak a fokozott tempójú technológiaváltás miatt van. Emellett ugyanis a jogszabályi környezet sem túl barátságos a számukra. Magyarországon nem vált megszokássá, hogy a jogalkotó konzultáljon a könyvelői szakmával, a könyvelőknek nincsen olyan jellegű, speciális kamarája, amely tudná képviselni az érdekeket, ami párbeszédet tudna kezdeményezni.
Ilyen körülmények között kellene az árérzékeny, és még mindig csak bimbozó vállalkozói kultúrával rendelkező közegben könyvelőt választani.
Az egyéni vállalkozók súlya még mindig aránytalanul kicsi a hazai összterméket nézve, vagyis a gazdasági hatásuk összességében csekély ahhoz képest, hogy több, mint félmillióan vannak (vagyunk), ennek megfelelően az egész könyvelői szakmán belül is alacsony prioritást és reflektorfényt kapnak a kisvállalkozók ügyei. Ezért is fontos olyan egyéni vállalkozó könyvelő választása, akinél nem érezzük magunkat „tölteléknek”.
A makrokörülmények összegzését a “katásnak nem kell könyvelő” – elgondolással zárta Márton. Ezzel a széles körben emlegetett tévhittel már csak az a tény is szemben áll szerinte, hogy jelentős mennyiségű adóváltozás történik folyamatosan, egy éven belül is, amelyeknek a lekövetése a nehézkes társadalmasítás miatt még a szakképzett könyvelők számára is állandó kihívást okoz.
Mindezt ráadásul magányos harcosként teszik, legalábbis a 60 százalékuk, ugyanis ennyien dolgoznak egyedül.
Tehát ma egy könyvelőnek:
> sok területen kell helytállnia,
> technológiai színvonal terén folyamatosan innoválnia kell,
> egy nem támogató és gyorsan változó jogszabályi környezetben kell szakmailag toppon maradnia,
> de úgy, hogy közben ennek nincs kialakult csatornája, módszertana,
> és mindezt sok esetben önállóan, szakmai partnerek, szeniorok segítsége nélkül,
> átlagosan 50 év feletti életkorral.
Ez egy elég magasra helyezett léc, egy komplex feladvány.
Vállalkozóként neked valahogy le kéne tudnod mérni, hogy ezt a lécet megugroja -e a könyvelőd, illetve olyat kéne keresned, aki képes rá.
Az alábbiakban az egyéni vállalkozó könyvelő kiválasztásához adjuk meg a fő szempontokat.
1. Edukáció: mindennel képbe vagy hozva?
Nem sok vállalkozót hoz lázba a könyvelés, mint téma, ami egyébként valahol hibás mentalitás. Fontos lenne, hogy képben legyél a vállalkozásod minden csínjával-bínjával, mert így tudod felismerni a lehetőségeket. A könyvelődnek tehát képesnek kell lennie arra, hogy értelmesen elmagyarázza neked, hogy mit miért csinál, és azt, hogy milyen döntési pontok vannak, ahol hatással lehetsz a vállalkozásod jövőjére.
2. Kapcsolattartás: el tudod érni?
Ha szólóban dolgozik a könyvelőd, akkor könnyen lehet, hogy folyton el van havazva, és nehezen jutsz el hozzá. Ha egy könyvelőiroda viszi az ügyeidet, akkor meg az lehet a gond, hogy nem pont azzal beszélsz, akinek az összkép megvan a fejében. Tedd fel magadnak ezeket a kérdéseket: a kapcsolattartóm minden kérdésemre tud válaszolni, átlátja a vállalkozásom működését? Tudja, hogy éppen múltkor mit beszéltünk meg, és milyen ügyünk van folyamatban? Ha rossz a minősége a kapcsolattartásnak, az súlyos problémákat, fursztrációt fog okozni.
3. Stratégiai tanácsadás: számíthatsz a könyvelődre ebben?
Egy vállalkozó, amikor próbál valamilyen irányban változtatni, akár egy új piaci szegmens felé, akár új szolgáltatás indításával, vagy a külföld meghódításával, nem tudja megkerülni a könyvelőjét.
Tehát gondolj úgy a könyvelődre, hogy ő egy külső stratégiai tanácsadó, aki ismeri a vállalkozásodat, tisztában van a céljaiddal, és segíti azok megvalósulását úgy, hogy megadja azokat az információkat amikhez csak neki van hozzáférése.
Ahogy a bevezetőben említettük, a könyvelőszakmának akadozik az utánpótlása, közben meg a NAV oldalán is intenzív automatizációs törekvések látszanak, zajlik a digitális evolúció. Big Data, mesterséges intelligencia-alkalmazások, így valósidőben lehet anomáliákat észlelni. De mindez kisebb léptékben használható lesz vállalkozói oldalon is, és ez azt jelenti, hogy a könyvelési szakma átalakulása nem fejeződött még be, sőt, a ma ismerthez képest is teljesen máshogy fog kinézni 5 év múlva. Ez egy egy stratégiai partnerség lesz, és már ma is érdemes úgy nézni rá.
4. Folyamatosan naprakészek az információi?
Ugyanilyen megvizsgálandó kérdés az, hogy mi történik akkor, ha változás van. Tegyük fel, hogy változik valami az adózásban. Ki értesít kit? Honnan indul el az információ? Az ügyfél ad hoc véletlenül olvas egy cikket és továbbküldi a könyvelőjének? Vagy a könyvelő, amikor bejön egy információ, akkor azt igyekszik megszűrni, és azoknak az ügyfeleknek továbbküldeni, akiknek aktuális?
5. Milyen válaszidővel reagál?
Ne várjunk el saját ügyfélszolgálatot, de 1-2 napon túl nem nyúlhat egy könyvelő reakcióideje a megkeresésekre, ez a terület ahhoz túl időérzékeny. Ha nehezen éred el a könyvelődet, lehet, hogy nem vagy nála jó helyen.
6. Megvan köztetek a kémia?
A könyvelőddel való viszonyod sokszor hasonlít egy párkapcsolatra, és arra is sok példa van, hogy valaki beleragad egy rossz kapcsolatba… Vagy eleve nem is volt meg a kémia, csak kényelmi alapon, gyorsan döntöttünk, és nem merünk váltani. Pedig sok múlhat (forintban is) ezen a kapcsolaton.
7. Megfelelő az ár-érték arány?
Mindig lesz valaki, aki olcsóbban is megcsinálja. A minőségi kiszolgáláshoz mindenképpen kell egy elfogadható árszint. Anélkül nem várhatod el, hogy meglegyenek az olyan feltételek, minthogy tartsa a lépést az automatizációval, ügyfélintenzív élményt biztosítson, minőségi legyen a kiszolgálás (kommunikáció). Van egy olyan mondás, hogy “az olcsó könyvelő baromi drága”. Egy apró hiba is okozhat milliós kárt vagy üzleti ellehetetlenülést. Ezt a kockázatot is beárazod a könyvelőválasztásnál.
Konkrétabban: szerintünk ma az egyéni vállalkozó könyvelő esetén 7-8 ezer forint alatti havidíj már irreálisan alacsony, és a következő években ez az összeg emelkedni fog, mert az egész könyvelői szerepkörnek is növekszik a komplexitása és az összesített értéke, amit nyújt a vállalkozások számára.
8. Megvannak az Alapok?
Mindezen túl, vagy inkább mindezt megalapozóan: természetesen szerződéses viszonyra van szükség, számlázás felelősségbiztosítással – sajnos ez nem számít általánosnak sok egyéni vállalkozói könyvelőnél. Alap az is, hogy a könyvelő képzi magát, nemcsak szakmailag legyen toppon, hanem az egyéb korszerű képességek terén (projektmenedzsment, hatékonyság, távmunka) is.
Ezek szerintünk ma egy jó egyéni vállalkozó könyvelő ismérvei.
Ha a fenti listán végigmész, és ezeket a szempontokat szem előtt tartod a könyvelőddel kapcsolatban, akkor szerintünk a nagyobb kockázatokat már kivédted, és pont olyan lesz a könyvelésed, amilyennek egy vállalkozó általában szeretné: kiszámítható, eseménytelen, és meglepetésektől mentes…
A cikk elkészítéséhez a Proactive Bookkeeping nyújtott szakmai segítséget. Ha szakértői segítségre van szükséged a könyvelésed rendbe tételéhez, vagy könyvelőt váltanál, jelentkezz az olvasóinknak nyújtott díj és kötelezettségmentes konzultációra a Proab-nál!
