Álltál már fel úgy az asztaltól egy megbeszélés után, hogy azt érezted, na ennek semmi értelme nem volt? Ha azon kevesek egyike vagy, aki eddig kizárólag eredményes meetingen vett részt, akkor neked nem érdemes ezt a cikket végigolvasni, valószínűleg sok újdonság nem lesz benne! 

Azonban ha voltál már eredménytelen, a tervezettnél kétszer hosszabb, unalmas megbeszélésen, érdemes most pár percre a képernyőre szegezni a tekintetedet. Vigyázat, a cikk elolvasása és a leírtak alkalmazása lényegesen hatékonyabb megbeszéléseket eredményez!

Legyen szó egy látszólag kötetlen beszélgetésről egy potenciális üzleti partnerrel, egy munkamegbeszélésről egy másik freelancerrel, vagy éppen egy csapat meetingről, ha többen dolgoztok egy projekten – nem árt néhány egyszerű dologra figyelni, hogy hatékonyan teljen az értékes időd.

#1 A hatékony megbeszélés nem hosszabb 1-2 óránál.

Ha hosszabb, akkor nem lesz hatékony. Aktívan figyelni és a legjobb ötleteinket a kalapba tenni sok energiát igényel, éppen ezért csak rövid ideig vagyunk képesek rá.

Megfigyelted már, hogy a hosszabb, 2-3 órás megbeszéléseken valójában mennyi idő az, amit a tervezett megbeszélni valókkal töltesz?

Vagy a megbeszélés elején van egy extra hosszú ráhangolódás, csacsogás az élet nagy dolgairól, vagy gyors kezdés után, 40 perc után teljes kifulladás. Ha sok dolgot kell megvitatni, ötletelni (ami elég időigényes), akkor érdemes több részre bontani a megbeszélést, kellő hosszúságú (minimum 30 perces) szünetekkel, 1-1,5 órás aktív blokkokkal. Ha van rá idő, akkor érdemes több napot kijelölni és minden napra csak 1-1 témát időzíteni (ennek egy része mehet online, pl. Skype video chat formájában, így nem megy el idő az utazással). Persze, mennyivel hatékonyabbnak tűnhet, hogy összeülünk, rádobunk egy teljes napot és mindennel végzünk! Csak a munka minősége lesz kifogásolható, és mennyire lesz hatékony a végén, ha újra kell gondolnunk az egészet, mert első alkalommal már fáradtak voltunk a megbeszélés második felében?

#2 Agenda

Avagy a megbeszélés napirendje. Olyan egyszerűen hangzik, de van néhány buktatója. A csak a te fejben létező terv a megbeszélés menetéről sokkal kevésbé hatékony, mint a pár nappal a meeting előtt elkészített írásos változat, megosztva a meghívott résztvevőkkel. Így mindenki tudja, mire készüljön, esetleg még néhány kósza gondolatot is szán a felkészülésre. Ha több dologról lesz szó, érdemes jelölni, hogy mennyi időt szántok egy-egy témára, így nem a megbeszélésen fog kiderülni, hogy a legfontosabb topikra mindössze 3 perc maradt, és mindenki maradjon még 20-30 percet a tervezetthez képest. Ha valaki erre kér, nagyon csúnyán tudok nézni. Ismered a mondást, hogy ölni tudna a szemeivel? 🙂

A cikk végén találsz egy kis segítséget az agenda elkészítéséhez.

#3 Mi a cél?

Hogy szokott kinézni általában egy Agenda? Benne van például, hogy 2. pont, Landing page design, 20 perc. Mi ezzel a baj? Az, hogy nincs kimenete, célja ennek a napirendi pontnak. Csak ötletelünk, vagy véglegesítünk valamit? Átbeszéljünk részletesen az egészet, a tipográfiát, a képeket, szövegeket, színeket – vagy ezekből most csak egyet szeretnénk véglegesíteni?

3-4 résztvevő esetén pontosan 3-4 különböző elképzelés lesz arról, hogy mit is akarunk megbeszélni.

A fenti példa nem légből kapott, velem történt meg. Ebbe a hibába hányszor, de hányszor belefutottam! Apróság, de mekkora különbséget jelent.

Kick-off, azaz első körös megbeszéléseknél, különösen potenciális üzleti partnerrel, pedig egyszerűen kötelező célt meghatározni (ezt viszont nem szerencsés megosztani a másik féllel) , de ezzel kapcsolatban is érdemes körültekintőnek lenni. Az, hogy bemutatkozom, bemutatom a termékemet vagy szolgáltatásomat, nem cél. Ami cél lehet:

  1. Az adott témában jártas, tapasztalt szakértő képének kialakítása a partnerben, amit A, B és C sztorik elmesélésével erősítek.
  2. Egy próba projekt részleteinek megbeszélése.
  3. A partner következő projektjéről részletes infók begyűjtése.

#4 Facilitálás

Ez a hatékony megbeszélés esszenciája. Nem csak a több tíz fős, hanem a kétszemélyes meetingeken is érdemes bevetni. De mit is jelent ez pontosan? Egy kiválasztott résztvevő gondoskodik arról, hogy kövessük az agendát (ideális esetben ő maga készíti el előre), az abban meghatározott időkeretek betartásával. Szót ad és vesz el, ha nem a témához szorosan kapcsolódó beszélgetés indul. Figyel arra, hogy addig ne kezdődjön el új téma, amíg az előzőt nem zártuk le. Ha sehogy sem sikerül az adott témát időn belül megbeszélni, akkor jelzi a résztvevőknek és együtt dönthetnek arról, hogy folytassák-e egy másik napirendi pont máskorra halasztásával, vagy ez olyan téma, ami egy külön megbeszélést érdemel. Részletesen itt írtam erről: Facilitálási útmutató a megbeszélések szuperhőseinek.

#5 Az elhangzottak és következő lépések rögzítése

Az egyik leggyakoribb hiba, amit a megbeszélések során elkövetünk, hogy nem írjuk le, miről beszéltünk és miben állapodtunk meg. Talán felmerül bennünk a megbeszélés végén, hogy gyorsan vessük papírra (telefonba), ami elhangzott, de legtöbbször egy legyintéssel elintézzük, hogy úgyis emlékszem rá, vagy majd otthon leírom. Nem fogsz rá emlékezni (vagy csak nagyvonalakban) és otthon nem fogod leírni. Pár perc az egész, akár várhatsz addig, amíg mindenki elmegy, de érdemes azon melegében minden fontos részlettel együtt lejegyzetelni a történteket és a következő lépéseket – ha extrán hatékony akarsz lenni, akkor már be is teszed a feladatlistába, felelőssel és határidővel együtt!

#6 Nyomonkövetés

Előre elkészített agenda pipa, hatékony, facilitált megbeszélés pipa, jegyzetelés pipa, és még írásos bizonyítékunk is van az elhangzottakról és a következő lépésekről, teendőkről. Elérkezik egy újabb megbeszélés ugyanazokkal a résztvevőkkel és mi történik? Új témát veszünk elő, és elfelejtjük megnézni, maradt-e esetleg valami legutóbb, egy elhalasztott téma vagy nem sürgős, de fontos tétel, amit rögzítettünk. Konklúzió: mindig nézzünk rá az előző meeting feljegyzéseire és ütemezzük be a kimaradt dolgokat a következő alkalomra.

Akinek sikerült félelem és rettegés nélkül eljutni ezekig a sorokig, jutalmul egy kis csemege, szerintem így néz ki egy ideális Agenda:

  • 9:00 – 9:10 Warm-up – bemelegítés…:), későn érkezők bevárása – MINDENKI
  • 9:10 – 9:12 Napirend áttekintése – SZILVI
  • 9:12 – 9:30 A szerkesztőségi naptár véglegesítése a következő két hónapra, szerzők és határidők rögzítése – PETRA
  • 9:30 – 9:50 A következő havi marketing kampány részleteinek megosztása, ötletelés, a kampány finomhangolása és véglegesítése: feladatok, felelősök és határidők meghatározása – RICSI
  • 9:50 – 9:55 Az előző havi eredmények megosztása – SZILVI
  • 9:55 – 10:00 Megegyezés a következő megbeszélés időpontjáról – SZILVI
MEGOSZTÁS
Marketing és kommunikációs szakember. 5+ éve aktívan támogatja a hazai freelancer közösség- és kapcsolatépítést, tudásmegosztást. Az Upwork egykori trénere, a Freelancers in Hungary meetup és a Freelancer Festival alapítója, a Freedom X Fest társalapítója és projekt managere, a FreelancerBlog tulajdonosa és szerzője.