Számos folyamat van a szabadúszók életében, amihez nem árt egy kis hatékonyság. Az eredményes megbeszélés egyike a kulcsfontosságú területeknek. Az alkalmazottból lett szabadúszó (ami egyébként a hazai freelancerek 99%-a – Freelancing in Hungary felmérés 2017) ilyenkor felidézi azt a sok-sok fölöslegesen eltöltött időt a cégben, amikor a kollégákkal kedvetlenül, értelmetlenül ültek órák hosszat egy asztal körül arra várva, hogy végre elteljen annyi idő, hogy észrevétlenül kiosonhassanak egy fontos telefonhívás vagy „hív a természet” ürügyén. Itt meg is áll a gondolatmenet, azzal a felkiáltással, hogy szabadúszó vagyok, nincs több meeting!
Van egy rossz hírem: a szabadúszók karrierépítéséről szóló útmutató apróbetűs részében van egy megfontolandó gondolat: a saját képességeid mellett, vagy talán még az előtt, a legfontosabb eszközeid a kapcsolataid. A barátaid, az ismerőseid, a hasonló gondolkodású freelancerek, a partnerek és a hozzájuk vezető utat ismerő emberek. Ezeket a kapcsolatokat ápolni kell és törekedni kell újak építésére. Ennek a legjellemzőbb, legismertebb formája a meeting. Talán ellentmondásos ez a gondolat, de minél több eredményes, hatékony megbeszélésed van, annál több időt spórolsz magadnak az ügyfélszerzéssel, inspiráció és ötletek keresésével, és a különböző megoldandó problémák kezelésével kapcsolatban.
Hogyan facilitáljunk? Mire jó ez egyáltalán?
A nagyszótárban a következő kifejezéseket találtam: megkönnyít, előmozdít, elősegít. Kicsit érthetőbben a facilitálás a megbeszélés koordinációja, a tervezett témák, kitűzött célok és az időkeret figyelembe vételével.
Sokan esnek abba a hibába, hogy összekeverik a facilitálást a vezetői szereppel. A jó facilitátor elősegíti a döntések meghozatalát, nem pedig ő dönt. Mindent megtesz annak érdekében, hogy támogató, konstruktív légkör alakuljon ki a megbeszélés során. Folyamatosan bővíti az eszköztárát, felvértezi magát különféle trükkökkel a sokszínű személyiségtípusok kezelésére. Tudja, mit mondjon, ha valaki túl hosszúra nyújtja a mondandóját, kezeli a konfliktusokat és a túlzottan határozott érveléseket. Bátorítja a hozzászólást, a konstruktív véleménynyilvánítást és a teljes megbeszélést mederben tartja, hogy végül minden résztvevő időben és elégedetten távozzon.
Egyszóval egy szuperhős.
Hogyan lehetsz te is szuperhős?
#1 A megbeszélést megelőzően készüljön el és legyen elérhető minden résztvevő számára a tervezett agenda, konkrét témákkal és hozzájuk kapcsolt időkerettel. Ez megkönnyíti a felkészülést, egyértelművé teszi, hogy mi az, ami belefér az időkeretbe, mi az, ami nem. Már az agenda megalkotásánál érdemes konkrét pontokat és célokat meghatározni. Például ha valamivel kapcsolatban döntést kell hoznunk, akkor ez kerüljön bele a napirendbe: döntés a projektben résztvevő grafikus személyéről. A facilitátor feladata, hogy ezek a célok teljesüljenek, és addig ne lépjen a társaság a következő napirendi pontra, amíg az előzőt nem zárták le.
Napirend mintát ennek a cikknek a végén találsz: A hatékony megbeszélések 6 aranyszabálya.
#2 A megbeszélés elején köszöntsd a résztvevőket és a körülmények figyelembe vételével biztosíts időt a ráhangolódásra. Például egy olyan csapat megbeszélésen, ahol a résztvevők nem ismerik egymást, érdemes játékos formában, de röviden egy bemutatkozó kört levezényelni. Az egyik nagy projekt a Freedom X Fest 2018 volt. Remote csapatban dolgoztunk a rendezvény előkészületein, összesen 16-an, 4 kontinensről, 7 országból. Az első megbeszélésen mindenkinek kinéztünk az ablakán. Fogtuk a laptopot és megmutattuk, mit látunk, ha fontos teendőink közepette épp nem a képernyőt bámuljuk. Volt itt havas táj, pálmafa, forgalmas úttest és még egy kíváncsi cica is, aki éhesen nyávogott a teraszajtó tövében.
Ha összeszokott csapat ül egy asztalhoz vagy a gép elé, online, akkor is érdemes pár percet szentelni csevegésre, viszont a facilitátor feladata, hogy ez ne húzódjon el és ne vegyen el túl sokat az értékes időből.
#3 A hatékony megbeszélések ceremóniamestérenek egyik legfontosabb feladata az időkeretek betartása. De ez egyben a legnehezebb is.
Mert nem csak arról van szó, hogy nézzük az órát és szólunk, ha letelt az idő.
Fókuszáltan kell figyelnünk a teljes megbeszélés alatt és különböző kritériumok alapján kell döntenünk arról, hogy meddig engedjük elhúzódni a diskurzust:
- Mennyire fontos az adott téma?
- Mennyire sürgős ezzel kapcsolatban döntést hoznunk?
- Mik az egyéb napirendi pontok, van-e olyan, amit el tudunk halasztani és ezzel időt szabadíthatunk fel?
- Milyen hangulatban van a társaság? Érdemes ezt most megvitatni vagy jobb lenne, ha mindenki önállóan átgondolhatná?
- Körülbelül mennyi időre lenne még szükség ahhoz, hogy ezt a témát lezárjuk?
Bizony, ez nem száraz matek, nem egyértelmű a döntés. Viszont ha ismerjük a projektet és van egy kis érzelmi intelligenciánk, akkor mérlegelni tudjuk, hogy érdemes-e tovább menni ezzel a témával, vagy már olyan káosz és konfliktus van, hogy jobb, ha mindenki érleli még kicsit a gondolatait. Ha úgy érezzük, hogy támogató, konstruktív a hangulat és a következő 10 percben le lehet zárni ezt a topikot, akkor fussunk végig a napirenden és próbáljuk meg kisakkozni azt az extra 10 percet valamelyik pont elhalasztásával vagy egy kis átrendezéssel. Ha lezárult a hosszabbra nyúlt beszélgetés, a résztvevők bevonásával is lehet dönteni arról, hogy melyik tétel kerüljön át a következő meetingre.
#4 A facilitátor lényegében egy műsorvezető. Ő konferálja fel a színpadra lépőket és ő jelzi a „művésznek”, ha már vége a shownak. Biztosítja, hogy mindenki szót kapjon, és felszínre kerüljenek az értékes gondolatok, javaslatok. Ehhez persze nem árt néhány szófordulatot megjegyezni, hogy ne legyen sértődés és kilátásba helyezett lincselés a vége:
- Rozi, még pár percet tudunk erre a témára szánni, kérlek, ha van még valami fontos, akkor azt mondd el nekünk.
- A következő témára 10 percünk van, így kérek mindenkit, hogy maximum 2 percben ossza meg velünk a gondolatait.
- Ne haragudjatok, hogy közbevágok, de az „A” témával kapcsolatban ma mindenképpen döntést kell hoznunk, így azt javaslom, hogy gyorsan zárjuk le ezt a dolgot és térjünk át az „A” témára.
- Béla, megértem, hogy más az álláspontod, teljesen jogosak a felvetéseid, éppen ezért azt javaslom, hogy halasszuk el ezt a témát a következő alkalomra és addig mindannyian értékeljétek a felvázolt alternatív lehetőséget.
#5 A megbeszélés rögzítése, jegyzetek készítése. Bár nehéz egyszerre mindkét szerepben tökéletesen helyt állni, de egy kis gyakorlással bele lehet jönni – vagy meg lehet kérni egy másik résztvevőt, hogy figyeljen és vessen papírra minden fontos dolgot. Az értékes javaslatokat, a meghozott döntéseket, a kitűzött célokat és a kapcsolódó feladatokat, határidőket.
#6 Egy-egy napirendi pont után érdemes összefoglalni az elhangzottakat, vagy legkésőbb a megbeszélés végén. Itt kell megemlíteni, ha valamelyik témában döntés született, vagy ha további feladatok kapcsolódnak egy dologhoz. A hatékonyság érdekében ezeket felelős személyhez és határidőhöz kell kötni, erre a facilitátor tesz javaslatot, de a csapat hozza meg a döntést.
És itt nem ér véget a folyamat, ezt követi az írásos összefoglaló, benne a következő lépésekkel, felelősökkel, határidőkkel. Majd jöhet az újabb megbeszélés, a fenti forgatókönyv szerint.
Ne keserdj el, ha ennél izgalmasabbnak képzelted a megbeszélések szuperhőseinek világmegmentő akcióját. A valóságban ez sokkal színesebb, szagosabb, tele fantasztikus emberekkel, gondolatébresztő ötletekkel, rendkívüli gondolatokkal. Itt a lehetőség, hogy egy kis koordinációs segítséggel ezek mind valóra váljanak.
