Projektmenedzserként elengedhetetlen, hogy saját feladataink mellett átlássuk a kezünk alá dolgozó produkciós kollégák napi teendőit is, és ha Te kedves olvasó inkább “produkciós kollégaként” gondolsz magadra, akkor se árt egy kis tervezés a projektek megvalósítása során.

Rengeteg jobbnál jobb eszköz áll ma már ingyenesen rendelkezésünkre, és idő hiányában szinte lehetetlen mindet kipróbálni, hogy eldönthessük, melyik számunkra a legmegfelelőbb. Ezért is készítettem alább egy kis válogatást azokból az alkalmazásokból, amelyek mellett az elmúlt évek tapasztalatai alapján én bátran leteszem a voksom. 🙂

1. Toggl – a pontos elszámolás alapköve

Nem is tudom, mihez kezdenék a Toggl nélkül. Ez az app a legnagyobb segítségem abban, hogy pontos elszámolásokat tudjak készíteni az ügyfeleimnek, lássam melyik projekt mennyi időt vesz igénybe (vagy vett igénybe korábban, ami nagy segítség lehet erőforrás becsléshez), és motiváljam magam a folyamatos haladásra, fejlődésre, az időm maximális kihasználására.

Minden egy kis gombbal kezdődik. Ha elindul a munka, csörög a telefon, érkezik egy email, ÉN kattintok.

Banálisnak tűnhet félperces telefonokat is mérni, és akár percenként projektet váltani, de ha belegondolunk, projekt menedzserként inkább a folyamatos pörgés, emailek, telefonok, szervezés és tervezés teszi ki a napi munkaidőt, kevésbé az elmélyülős, analizálós vagy szövegírós feladatok, bár a Toggl utóbbihoz is hasznos eszköz.

Bármennyi munkaasztal (workspace) létrehozható, így akár az is megoldható, hogy adott ügyfeled élőben lássa, mikor min dolgozol vagy egy Toggl-t használó projektcsapat része légy, és közösen mérjétek adott projekten az időiteket.

A riportok átláthatóak, színesek, ügyfélnek többféle módon, könnyedén exportálhatóak.

A Toggl mindig nyitva van a böngészőmben egy rögzített tabon, emellett Chrome kiegészítőként jelen van minden oldalon, és mobil applikációként is a telefonomon. Nem tudnék már meglenni nélküle. 🙂

Korábban rengeteg olyan időmérő eszközt próbáltam, amelyekbe utólag kellett felvinni az egyes projektekkel eltöltött időt, végeláthatatlan órákat töltöttem teljes hónapok levelezéseinek visszakövetésével, hogy meg tudjam becsülni, melyik nap milyen projektekkel foglalkoztam, mikor még ügynökségnél dolgoztam.

Ha Neked is ismerős a helyzet, és szeretnél megbízható kimutatást önmagad és az ügyfeleid számára, ennél nem tudok jobbat. 🙂

Website: http://www.toggl.com
Költség: A leírt alap funkciók díjmentesek, de havi $9 / fő / hó összegtől akár konkrét számlázható óradíj is rendelhető az ügyfelekhez, és összetettebb riportok is készíthetőek.

2. Trello – az egyszerűen nagyszerű

Szeretem a Trellot, mert kártyás rendszerét a legkevésbé informatikai beállítottságú partnerek is könnyen megtanulják.

Akár már az első státuszmeetingre is előkészíthetünk egy táblát releváns oszlopokkal, amelyekbe később akár az ügyféllel együtt rendezhetjük be a felmerülő feladatokat. Egy Trello kártya egy projektet vagy projekt elemet jelez. Drag & drop segítségével helyezhetőek át a kártyák egyik kategóriából (pl. előkészületben) a másikba (pl. ügyfélnél ellenőrzésre).

Minden kártyához rendelhető színes címke, határidő, felelős, check list, komment és kapcsolódó file. A kategóriát jelző oszlopok lehetséges elrendezéseire végtelen számú lehetőség áll rendelkezésünkre.

Számomra a legjobban a projekt folyamatán végigvezető elrendezés vált be. Általában az első oszlop egy általános információkat tartalmazó kategória (pl. Projekt részvevők, fontos dokumentumok és linkek, címkék és kategóriák magyarázata), míg az ettől jobbra elhelyezhető oszlopok már a projekt folyamatának elemeit jelenítik meg adott projekt fázisban.

A Trello átláthatósága és felhasználóbarát felülete óriási segítség minden projekt során.

Website: http://www.trello.com
Költség: A tervezéshez szükséges alap funkciók díjmentesen használhatóak.

3+4. Asana & Instagantt – együtt igazán erősek

Az Asana komplexebb feladatokat, több szintű projekt elemeket is képes ügyesen kezelni. A felülete könnyen átlátható, minden egyes feladathoz rendelhető felelős, határidő, melléklet és persze további alfeladatok, és minden alfeladathoz még több alfeladat, egészen a végtelenségig. 🙂

Nem mellékesen az Asana felülete csodaszép, és egy-egy elvégzett (kipipált) feladatot alkalmanként unikornissal vagy narvállal (egyszarvú bálna) ünnepelhetünk, ami valljuk be, nem utolsó szempont. 🙂

A kihívás a felületben – nekem legalábbis -, hogy pont a nagyon apró részletekre bontható feladatok miatt, Asanában hajlamos vagyok túltervezni a lépéseket, amire leginkább akkor szoktam rájönni, mikor összekapcsolom az Instagantt szoftverrel.

Az Instagantt integráció az eredeti oka, hogy Asanában tervezem néhány projektemet. Ha komolyabb timingra, konkrét mérföldkövekre, határidőkre van szükség, az Instagantt óriási segítség.

Ezzel az eszközzel ugyanis nem csak beütemezhetjük a feladatokat akár a legapróbb elemekig, de hozzá is rendelhetjük őket felelősség szerint egy-egy produkciós kollégához vagy akár az ügyfélhez. Itt mindenki számára látható, mely szakaszban jár a projekt, hány párhuzamosan futó feladat van, illetve azok hogyan haladnak az egyes felelősöknél.

Az Instaganttban százalékkal az is jelölhető, hogy adott szakasz mekkora hányada készült el, de a legjobb, hogy

a látványos tábla láttán az ügyfelek biztonságban, jó kezekben érzik projektjeiket,

és valljuk be, ha tartjuk és betartatjuk a határidőket, a mi biztonságérzetünk is jóval erősebb lesz. 🙂

Website: http://www.asana.com és http://www.instagantt.com
Költség: Már az ingyenes verzióban is végtelen számú projektet tudunk kezelni, minden fontos funkció elérhető, és az Instagantt szoftvere díjmentesen hozzákapcsolható az Asana felhasználói fiókhoz.

5. Invisionapp – a látványtervezés előszobája

Mikor egy mobil app vagy készülő weboldal látványtervét kell véleményezni, képbe kerül az Invision app. A terveket az Invision úgy jeleníti meg, mintha csak a kész weboldalt látnánk, így nekem és az ügyfélnek is könnyebb elképzelnem, milyen lesz a valódi felhasználói élmény a fejlesztés megvalósítását követően.

Amellett, hogy végleges helyén, böngészőben tekinthetünk meg egy adott látványtervet, kommentelhetünk is rá, ahol csak szeretnénk. Az egyes menüpontok, bannerek linkelhetőek, a hover effektek (egér adott pont fölé helyezésének hatására változó interaktív tartalmak) bemutathatóak, minden egy kész weboldal illúzióját kelti.

Az Invision az első olyan mérföldkő a projektjeim során, ahol az ügyfél, és én is megláthatjuk végre, milyen is lesz annak a website- vagy applikáció fejlesztési projektnek az eredménye, amelyen már hetek óta közösen dolgozunk. Számomra mindig megható és egyben megnyugtató pillanat ez: ezen a ponton kel életre mindaz, amit eddig csak szöveges specifikációkban és rajzolt vázlatokban láthattunk.

Az Invision az előző szoftvereknél valamivel szigorúbb, itt mindössze egyetlen desktop- és egy mobil prototípus projektet hozhatunk létre ingyenesen, így aki sok projekttel dolgozik, annak érdemes a fizetős csomagok közül választani.

A prototípusok mellett van egy board (tábla) funkció is, ahol moodboardokat, arculati kézikönyveket lehet összeállítani, valamint egy freehand (szabadkézi rajz) lehetőség is.

Website: http://www.invision.com
Költség: ingyenesen csak 1 prototípus hozható létre, board és freehand akár több is, a legkisebb fizetős csomag mindenből 3 db-ot engedélyez, $13 / hó az ára.

+1 Bónusz: Nostromo.io – minden egyben

A Nostromo.io személyes kedvencem, de nem csak azért mert egy szívemhez közel álló magyar csapat, a Digital Natives saját terméke, hanem azért is, mert a Nostromoban sok mindent megtaláltam egyben, amiket a fent bemutatott 3 szoftverben szeretek. Sőt még többet is:

  • Kártyákkal menedzselhető projektek: Az oszlopokra bontott kategóriákba itt is a kártyák formájában hozhatunk létre futó projekteket, minden kártyához rendelhető checklist, címke és felelős.
  • Időmérés (timesheet) funkció: Az egyes feladatokhoz felvihetjük a feladattal töltött órák számát is, így akár egy-egy munkatárs egész heti munkaideje követhető.
  • Látványtervek véleményezése: Bármennyi kommentelhető vizuális tervet rendelhetünk egy-egy kártyához.
  • Dashboard: A fentiek összefoglalása mellett ide gyorsan elvégezhető, napi feladatok is felkerülhetnek, amelyeket egy pipával el is tüntethetünk, ha megvagyunk velük.
  • Riportok: A legjobb pedig, hogy a nap végén csodálatos riportokat is kapunk. 🙂

Website: http://www.nostromo.io
Költség: A legkisebb csomag 2 főre $10 / hónaptól érhető el.

MEGOSZTÁS
Digitális projektszelídítő, 10+ év digitális ügynökségi és média tapasztalattal, 2+ éve szabadúszó, coffice látogató, heavy app user, freelancing enthusiast.