A sikeres vállalkozás kulcsa lehet a dinamikus időpontfoglalás: különösen ha személyes szolgáltatást nyújtasz, fontos, hogy az érdeklődők kényelmesen és könnyedén lefixálják veled a sokszor mindent eldöntő első megbeszélést. Ebben a cikkben összeszedtük, mire érdemes odafigyelned ahhoz, hogy a lehető legsimábban menjen az ügyfélszerzés és melyik időpontfoglalót érdemes használnod!

2021-et írunk, és manapság egyáltalán nem magától értetődő dolog, hogy az emberek hogyan foglalnak időpontot. Felnőtt, és fizetőképessé vált egy generáció, akik már nem úgy szocializálódtak, hogy ügyeik elintézéséhez természetesnek vegyék, hogy telefonon kell cseverészni, vagy udvarias e-maileket kell írogatni. 

Ha nem lehet online felületen megoldani valamit, sokan már meg sem csinálják, és keresnek olyan szolgáltatást, ahol lehet. Ez a trend várhatóan nem fog megfordulni, hiszen annyi virtuális és digitális megoldásunk van, hogy a klasszikus értelemben vett telefonálás már csak egy nyűg, amit le kell tudni. 

Egyébként is, megvan az, amikor a fodrásznál ülsz és felveszi a telefont, aztán szedi elő a jegyzetfüzetet, majd elindul a hosszadalmas turbékolós rituálé, amíg végre összeállnak a csillagok és megvan a kliensnek az időpontja…? Mennyivel simább lenne, ha egy automatizmus a háttérben elintézné ezt, nem? A régi szokások persze nehezen kopnak.

Bármilyen vállalkozásról legyen is szó, azt látni kell, hogy nagyon sok adminisztrációs teher van az időpontegyeztetés mögött. A klasszikusabb “telefon-email-válasz-véglegesítés” ciklus időigényes, nem skálázható és persze stresszes, mert az érdeklődőket nem szabad sokáig váratni, illetve mert kifogástalan, a szituációhoz tökéletesen illeszkedő modorban kell lebonyolítani.

Az időpontfoglalások optimalizálása olyan lehetőség, aminek az üzletfejlesztő potenciálját még csak most kezdik felismerni a vállalkozások. 

Milyen funkciókra van szükséged?

Amikor időpontfoglaló rendszert állítasz be, az alábbi szempontokat tartsd szem előtt:

1. Testreszabhatóság

Jó időpontfoglalóra fodrászoknak, műkörmösöknek, coachoknak, grafikusoknak, maszőröknek és személyi edzőknek is szüksége van, de a tevékenység jellegétől függ, hogy milyen formátumban kell működnie a rendszernek, például órarendes vagy előjegyzési kialakítással. Az előbbi a csoportos képzésekre, meetupokra, utóbbi az egyéni tanácsadásra és szolgáltatásra optimális.

2. Emlékeztetők

Szintén a szolgáltatástól függ, hogy hogyan kéne működnie az emlékeztetőknek. Egy órával előtte szóljon, vagy egy nappal?

Fontos, hogy legyen lehetőség SMS-emlékeztetőre. Az SMS, ez az archaikus, elavult technológiai maradvány mára a digitális marketing utolsó mentsvára lett, mivel nem az alkalmazások értesítéseihez hasonlóan működik, hanem szinte minden esetben garantáltan megjelenik a célszemély telefonján. Ahogy a digitális infócsatornák telítődtek, úgy értékelődnek fel az ilyen direkt elérések, mint amit az sms biztosít. 

Az átlagember inboxmenedzsmentje ugyanis, nos… kívánnivalókat hagy maga után. Az e-mail nem éppen megbízható eszköz, azzal együtt, hogy már sok éve hivatalos elérhetőségnek számít. A közösségi médiaplatformok persze még kevésbé jelentenek biztos megoldást, ha fontos emlékeztetőt szeretnél küldeni valakinek.

Márpedig ez a funkció tényleg fontos, mert vállalkozóként nagyon komoly kiesést jelent munkaórában és folyamatmenedzsmentben az, ha az ügyfeled értesítés nélkül távol marad a megjelölt időpontban! Felkészültél, zónában vagy, és sehol senki… nem kell ragoznunk. Lelombozó kellemetlenség, megtöri a flow-t. Ezért kell az sms!

Sokan utókommunikációra is felhasználják az automatikus emlékeztetőket, úgy, hogy a beszélgetés vagy a konzultáció után mondjuk két órával kimenjen egy e-mail, valami ilyesmi szöveggel:

“Szia, köszönöm, hogy velem tartottál! Kérlek egy pár mondatban írd meg, hogy érezted magad, és tudok-e valamiben fejlődni?” 

4. Arculatba illeszkedés

Egy magára valamit is adó vállalkozó nem akarja ocsmány widgetekkel teleszórni a saját weboldalát, lenyűgöző személyiségének virtuális kiterjesztését. A beépített, integrált alkalmazásoknak szabadon testreszabhatónak kell lenniük: lehessen úgy színezni, ahogy akarod, beállítani saját grafikát, tetszőlegesen átírni a rendszerüzeneteket úgy, hogy az illeszkedjen a webszöveg és a márka általános hangvételéhez! 

Nem azért építed gondosan az eladási csatornákat és dolgozol azon, hogy saját hangja legyen a márkádnak, hogy aztán a mindent eldöntő konverziós pillanatban egy szikár “Kérem, válasszon időpontot!” – technikai üzenet csapódjon az érdeklődő potenciális ügyfeled arcába, megnyerő galambszürkével, barna háttéren, 12-es ariallal. 

Vállalkozóként csak vizuálisan szerkeszthető alkalmazásokat akarunk használni a platformjainkon, természetesen az időpontfoglaló is legyen ilyen.

Az időpontfoglaló egy konverzió-optimalizáló eszköz!

Képzeld el a folyamatot, amit például Majsai Ricsi is alkalmaz, és már rengetegszer elmesélte meetupon, mert tényleg jól működő megoldás: 

1. Feltéved valaki a weboldalra (hirdetésre kattintva, ajánlás útján, stb.).

2. Elolvassa a meggyőző érveket amellett, hogy te egy profi szakember vagy.

3. Kialakul benne a meggyőződés, hogy szeretne veled beszélni.

4. A nyitókonzultáció igényléséhez kitölti a 2perces kérdőívet, amiben leírja a projekt alapvető jellemzőit.

5. Az időpontfoglalóval azonnal le is rögzíti a neki tökéletesen megfelelő időpontot a 15 perces nyitókonzultációra.

Nem ez a tökéletes ügyfélélmény? Néhány perc alatt megvan a problémára a lehetséges megoldás és a kristálytiszta “next step”, rögzített időponttal. 

Fontos látni, mekkora kényelmi előrelépés az ügyfél számára ahhoz képest, hogy belefutna egy telefonszámba vagy üzenetdobozba, amit ekkor lehet, hogy elment magának azzal, hogy “oké, akkor ezt valamikor majd elintézem…”.

Nincs körülményes udvariaskodás és szavak keresése a telefonbeszélgetésben, sem tétova megfogalmazások írásban, csak határozott kattintások, egyértelműen vezetett, világos folyamat, azonnal látható eredménnyel. Ennek így kell 2021-ben kinéznie, lássuk be.

Pszichológiailag ez egyébként impulzusvásárlási faktornak is számít: “Miért ne beszélnék vele negyed órát? Ingyen van.” – érzés képződik a látogatóban, amit nagyon megtámogat az, hogy ezen a ponton nulla szervezést igényel, ő maga eldöntheti, hogy mikor történjen meg, a felkínált opciók közül.

Milyen eszközt használj?

Van már elég sokféle megoldás a nemzetközi piacon, de hazai fejlesztésű, magyar nyelvű ügyfélszolgálattal is rendelkező szoftverből csak egyet ismerünk, és ez a booked4.us. Ez azért fontos, mert segítenek is neked integrálni a weboldaladba a rendszert. És ezt a kiemelt támogatást is elérheted ingyenesen 14 napig, amíg tart a próbaidőszak az új regisztráció után. Ezek olyan előnyök, amiket a kétes színvonalon lefordított, a világ másik végén ülő fejlesztőcsapatokkal operáló külföldi appokkal nem lehet elérni.  

A booked4.us időpontfoglalója mobilon is könnyen használható, univerzális és testreszabható a rendszerük, hogy azt mindenki kedve és igénye szerint tudja formálni.

Amikor megkértük Sebők Bencét, a booked4.us marketing menedzserét, hogy hozzon pár jó példát az alkalmazás megfelelő használatára, meglepetésünkre nem egy freelancert vagy egy céget említett elsőre, hanem Magdeburg város önkormányzatát, akik a Covid-vakcina oltási időpontfoglalásait intézik a booked4.us segítségével. A szoftverben a naptárnézet kialakításában volt néhány egyedi kérésük. Az óvintézkedések megkívánták, hogy a 20 fős “órákra” maximum kettesével lehessen foglalni, és vannak felugró kérdések, amik annak függvényében jelennek meg, hogy 1 vagy 2 fős foglalás érkezett-e be. A jelentkezők kiválaszthatják az oltás típusát, látják, hogy mi elérhető, és a szabad időpontokat. Több tízezres nagyságrendben pörögnek a foglalások rajta, gond nélkül. 

A vállalkozókra rátérve, Bence egy igazán átélhető ügyfélvisszajelzést osztott meg velünk:

“Egy ingatlantanácsadó ügyfelünk azt imádja a legjobban, hogy felkel hétfő reggel, és a gépén már ott várja 8 foglalás, amik a hétvége során érkeztek be, amíg ő a gyerekeivel játszott.

Szerintem igazából erről kéne szólnia egy modern alkalmazásnak, mert borzasztóan nagy probléma a kiégés a vállalkozásban. Legyen simább, gördülékenyebb az élet, kevesebb az adminisztráció és figyelmet szétforgácsoló teendő! Ez lehet a folyamatos fejlődés egyik kulcsa.

Számos ügyfelünknél már nincs is feltüntetve céges telefonszám és e-mail. Bevált nekik az online időpontfoglalás, és teljesen átállt erre a cégvezetés.”

A booked4.us időpontfoglalóját 14 napig ingyenesen tesztelheted, bankkártyadatok nélkül, teljes funkcionalitással! – a szerk.