Digitalizációs csekklista a szabadúszók számára 6 legfontosabb területen

0
15

Az elmúlt közel  két év felgyorsította a digitalizáció előretörését. Hirtelen kellett szembenézni azzal, hogy az offline egyik napról a másikra szűnt meg időszakosan, így mindenkinek át kellett állni a digitális megoldásokra, ha nem akarta lehúzni a rolót. Freelancerként azt gondolhatod, hogy fényévekkel a többség előtt tartasz, de biztosan kihasználod a digitalizáció adta lehetőségeket szabadúszóként? Itt egy gyors ellenőrző lista, amivel optimalizálhatod a folyamataidat.

Szabadúszóként is voltak olyan szolgáltatások, vállalkozói tevékenységek, amelyeket offline végeztünk el, gondoljunk például egy személyes tárgyalásra, egy offline oktatásra, tanácsadásra, különféle tanórákra és még sorolhatnám.Biztosan tudsz Te is említeni a vállalkozásodban legalább egy olyan dolgot, amit át kellett vezetned az online világba, szinte 2 perc alatt. 

Amellett, hogy mára a digitalizáció, a digitális megoldások és a digitális eszközök használata egyre általánosabb (részben kényszerből, részben saját döntésből), sokan nem a  megfelelő digitális megoldásokkal optimalizálják a vállalkozásunkat.

Egy jól megválasztott digitális eszköz segíthet többek között:

  • költséget csökkenteni
  • rengeteg munkaórát megspórolni
  • bevételt növelni
  • produktivitást növelni

Ebben a cikkben a szabadúszók számára legfontosabb területeken vizsgáljuk meg a digitalizáció lehetőségét.Találd meg a gyenge pontjaidat és élj a hatékonyabb online lehetőségekkel!

Pénzügy

Szabadúszóként minden egyes forint számít. Ha automatizált és könnyen átlátható vállalkozásod pénzügye, akkor súlyos forintokat takaríthatsz meg. Illetve minden egyes megspórolt munkaóra hatalmas értékkel bír, amit az ismétlődő folyamatok automatizálásával érhetsz el legegyszerűbben. Gondoljunk csak arra, hogy mekkora az óradíjad, és ha megspórolsz 1 órát, akkor ott akár bevételt is termelhetsz!

Válaszolj a lenti kérdésekre és ahol NEM a válasz, ott lehetőséged van optimalizálni a vállalkozásod! 

Kérdések:

 Számlázás

  • Használsz számlázó programot?
  • 100%-ban e-számlát állítasz ki?
  • Kínálsz bankkártyás fizetést a számládon?
  • Szinkronizálva van bankszámlád a számlázó programmal?

Pénzügyi nyilvántartás

  • Szoftverben tervezed meg cash-flow-d?
  • Ki- és bejövő számlák státuszát szoftverben vezeted?

Könyvelés

  • A könyvelési anyagot automatikus továbbítod a könyvelődhöz?
  • A számlázó programhoz van hozzáférése a könyvelődnek?

Javasolt szoftverek: 

Billingo: Automatikus számlázás, elektronikus tárolás, bankkártyás fizetési lehetőség, Wise integráció, könyvelői fiók – kevesebb adminisztráció, POS-terminál telefonodra – egyszerű fizetés fogadás akár bankkártyával

Quick: Automatizált pénzügyi kimutatások (ÁFA, kintlévőségek, cash-flow stb.), kintlévőség kezelés és automatikus cash-flow tervezés

Adminisztráció, cégvezetés

Az adminisztrálás, dokumentálás, a levelezések állandó karbantartása, a meetingek, a céges dokumentumok kezelése – mind-mind nagyon fárasztó és energiaigényes feladat tud lenni, főleg, ha egy izgalmas projektünk is fut, de mégis ilyen dolgokra kell időt pazarolni. 

Mit szólnál, ha jelentősen csökkenthető lenne az ezekre fordított munkaóra és egyszerűsödnének a folyamatok? A digitalizáció itt is tud segíteni rajtad, csökkenthetők az adminisztratív terhek!

Válaszolj a lenti kérdésekre és ahol NEM a válasz, ott lehetőséged van optimalizálni a vállalkozásod! 

Kérdések:

Szerződések

  • Szerződéseidet automatikusan, szoftveren keresztül kötöd partnereiddel?
  • Alkalmazol online sablon szerződéseket az adminisztráció csökkentése céljából? 

Emailek

  • Üzleti levelezésed saját domain névvel (@domainnev.hu pl.), felhő alapú szolgáltatáson  (Google Workspace pl.) keresztül kezeled?
  • Levelezésed elérhető számítógépről és telefonról is egyszerűen?

Dokumentumtárolás

  • Céges iratokat felhő alapú tárhelyen tárolod?
  • Kivezetted már a papír alapú iratokat cégedből?

Meetingek

  • Tárgyalásaid, meetingjeid online történnek?

Irodai alkalmazások

  • A használt program (pl. szövegszerkesztő, táblázatkezelő) elérhető és szerkeszthető bárhonnan, akár telefonon is?
  • A használt program lehetőséget ad arra, hogy akár egy időben szerkeszd kollégáiddal, partnereddel?

Javasolt szoftverek: 

Eszerzodes.hu: Automatikus szerződéskészítés és aláírás – teljesen online, bárhonnan kezelhető. 

Google Workspace: Komplett irodai alkalmazások összessége a Google által létrehozva. Üzleti levelezés Gmail-ben, céges dokumentumok könnyed használata és elérhetősége (Drive), kiváltja az asztali MS Office szoftvereket.

Marketing

Nem kérdés, hogy az online marketing mennyire fontos és elengedhetetlen egy szabadúszó vállalkozás életében. Gyakorlatilag elképzelhetetlen aműködése online marketing folyamatok nélkül. 

Válaszolj a lenti kérdésekre és ahol NEM a válasz, ott lehetőséged van optimalizálni vállalkozásod! 

Kérdések:

  • Rendelkezel Weboldallal?
  • Építesz email listát?
  • Jelen vagy a főbb Social Media felületeken?
  • Posztjaid előre automatizálva vannak? 
  • Weboldaladon vezetsz blogot?
  • Facebook pixel be van állítva?
  • Google Analytics be van állítva?
  • HotJar-t (vagy hasonló hőtérképes szoftver) használod?

Javasolt szoftverek: 

WordPress / Elementor / HelloWP – weboldal

MailerLite / Sales Autopilot – marketing automatizmusok, email marketing

Google Analytics, HotJar – mérő szoftverek

PostPlanner – post automatizálás és tervezés

Projekt Menedzsment

Rengeteg idő és pénz éghet el egy-egy projekt során. Idő azért, mert nincsenek konkrét tervek, feladatok és felelősségi körök így rengeteg felesleges kommunikáció, meeting történik. Pénz pedig ott éghet el, ha csúszik a projekt, előre nem látott erőforrást kell beszerezni, illetve a csúszás miatt esetleg nem ajánlanak tovább vagy nem vásárolnak újra tőled. Digitális megoldásokkal ezen könnyedén javíthatunk és átláthatóvá tehetjük projektjeinket.

Válaszolj a lenti kérdésekre és ahol NEM a válasz, ott lehetőséged van optimalizálni vállalkozásod! 

Kérdések:

  • Használsz Projektmenedzsment szoftvert?
  • Látod vállalkozásod futó feladatait, projektjeit és teendőit egy “Dashboard-on”? 
  • Időpontfoglaló rendszerben lehet hozzád automatikusan időpontot foglalni?  

Javasolt szoftverek: 

ClickUp: Projektmenedzsment szoftver, amely segít, hogy könnyen kezelhető legyen minden projekted. Hasznos funkciók: Automatikus értesítések, könnyed delegálás, átlátható vezérlőpult, leterheltség mérés, értékesítés támogatás.

Booked4.us vagy Calendly: könnyen automatizálható és integrálható (pl. Google naptárral) időpontfoglaló rendszerek. 

További ötletek ebben a cikkben: 5+1 kihagyhatatlan projektmenedzsment app

Értékesítés

Szabadúszóként, freelancerként a sales egy kritikus pont a vállalkozásban, nélküle nem maradunk fent, ezért nagyon fontos, hogy minél nagyobb eséllyel induljunk egy tárgyaláson, minél jobban támogassuk az értékesítést. Fontos, hogy jelenlegi és leendő ügyfeleid a legmagasabb kiszolgálást kapják, melyet egyszerűsíthetünk és profivá varázsolhatunk pár jól megválasztott digitális megoldással.

Kérdések:

  • Használsz CRM rendszert?
  • Használsz szoftvert az ügyfélszolgálatban vagy csak email/telefon a csatorna?

Javasolt szoftverek:  

ClickUp: Projektmenedzsment szoftver, amely segít, hogy könnyen kezelhető legyen minden projekted. Hasznos funkciók: Automatikus értesítések, könnyed delegálás, átlátható vezérlőpult, leterheltség mérés, értékesítés támogatás

MiniCRM: Minden információ ügyfeleidről egy helyen. Automatizációs lehetőségek: árajánlat utánkövetés, számlázás, projektmenedzsment

LiveAgent.hu: Ügyfélszolgálati, ticketig szoftver. Könnyebb, átláthatóbb ügyfélkezelés, élő chat, közösségi média figyelés

További ügyfélszerzési praktikákról itt olvashatsz.

Biztonság 

A csapból is az folyik, hogy az adatok védelme mennyire fontos. Nem csak magánemberként kell erre figyelni, hanem vállalkozásodban is. Fontos, hogy a lényeges dolgokról készüljön, lehetőleg automatikus mentés, mert, ha elveszik rengeteg idő és pénz visszaszerezni, sőt van olyan eset, hogy végleg elveszik.

Válaszolj a lenti kérdésekre és ahol NEM a válasz, ott lehetőséged van optimalizálni vállalkozásod! 

Kérdések:

  • Készítesz automatikusan biztonsági mentést weboldaladról?
  • Készítesz automatikusan biztonsági mentést céged dokumentumairól?
  • Készítesz automatikusan biztonsági mentést üzleti levelezésedről?
  • Készítesz biztonsági mentést Social Media tartalmaidról? (YouTube, Facebook, Instagram stb.)
  • A felhőben, egy helyen tárolod jelszavaid vagy még mindig megpróbálod megjegyezni őket vagy leírod egy papírra/jegyzettömbbe? 

Javasolt szoftverek: 

Google Workspace: Adataid, levelezésed és dokumentumaid automatikusan a Google felhőben tárolódnak, biztonságban, de lehetőség van szinkronizálni számítógépeddel, így rögtön két helyen is tárolhatod, biztonságban a dolgaid.

LastPass.com: Jelszavaid mostantól egy széfben vannak, amit egy kétlépcsős azonosítással érhetsz el. Böngészőben automatikusan kitölti a mezőket, ha az adott oldalon már elmentetted a szotfverbe. Akár hozzáférést is adhatsz jelszavaidhoz valakinek, teljeshez vagy csak részben. 

Összegzés

A digitalizáció ma már nem lehetőség, hanem kötelesség, ha nem szeretnél lépéshátrányba kerülni. Mindemellett rengeteg előnnyel jár egy-egy jól megválasztott digitális megoldás, többek között: munkaóra megtakarítás, költségcsökkentés, bevételnövelés

A fenti kérdések megválaszolásával világosan láthatod, hogy hol tudod vállalkozásod mindennapjait egyszerűbbé tenni és fejleszteni. Viszont azt javaslom, hogy ne ugorj egyből a közepébe, lépj hátra egy lépést és vizsgáld meg a folyamataidat, hogy melyikre van leginkább szükséged és haladj egyesével, a legfontosabbtól kezdve, így nem fogod elveszíteni a motivációd a több, párhuzamosan futó bevezetési projekt alatt. 

Ha érdekelnek további hasznos infók, iratkozz fel a hírlevelünkre és irány a Freelancers in Hungary Facebook-csoport, ahol felteheted a kérdéseidet és akár új megbízásokat is szerezhetsz!